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今さら聞けない!相手が読みやすくなる美しいメールの書き方 5つのポイントで今からメールの達人になれる

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今や誰もが普通にe-mailを日常的に使っています。私も1995年からメールを使い出して、多くの方々と毎日メールの送受信を行っていますが中には、ちょと伝わりにくいメールを受信したりします。相手が読みやすくなる美しいメールを書けば、より伝わりやすくなります。寅さん流のポイントをお伝えします。

件名は具体的に記入する
件名欄は、相手が見た時に「あの件だな。」と具体的にイメージできるように記入しましょう。たまに「お世話になります」「カムサ太郎です」など挨拶や個人名を件名欄に入力されているケースを見ます。受信した人は、相手の名前はわかりますので本文に書いてある内容に対する件名を記入すると良いでしょう。Gmailを使っていれば冒頭文までを表示してくれますので大体の見当がつくことになります。また一つの件名に色々な要件を本文に記入すると相手が何の話しかわかりにくくなりますので、一要件一件名にすると良いでしょう。

本文は35文字程度で改行する
メール本文には、簡潔に正しく相手に伝わるように書きたいものです。だらだらと延々続く長文はやめましょう。何が伝えたいか受信した相手が理解に苦しむことになりかねません。先ずは、結論を書いて理由や解説を後から添えると良いでしょう。全角文字で35文字程度を目安として改行を入れましょう。テーマごとに3ー5行程度でまとめていき、テーマが変わったら再び改行を入れると整理されたメールになります。

英数文字は半角で書く
インターネット最大の恩恵であるe-mailは、アメリカから来た技術です。全角文字は日本(アジア)独自のものです。英字、数字は半角で入力するようにしましょう。文章が不思議と締まって美しく見えるようになります。本文に記載されている半角英数であればデータとして、他のシステムへコピー&ペーストで転記したりすることもできます。
<例>
全角使用 12月3日 半角使用 12月3日 半角の方が締まって美しい感じがしませんか。

途中でテーマが変わったらRe件名を変える
相手と一つの件名でやりとりが多くなってくるとReが件名に続いていきます。そして、途中で件名とは違う話のやりとりになってしまうことがあります。この場合は、Reの後に変わったテーマの内容に合う件名に変えるのも良いでしょう。いかに相手に伝わるかを目的として考えてみましょう。

ほとんどのものが本文テキストで伝えられる
安易にWordやExcelでファイルにするまでもなく、大半の内容が本文にテキストで記入すれば良いことがあります。わざわざファイルで送るものかどうかを考えてみると良いでしょう。特にGmailを使うとデータベースとして使うこともできます。また、送信方式はHTML方式ではなく、テキスト形式にしましょう。HTML方式だと相手の受信に多少負担をかけることになりますので、余程、装飾したりする意外はテキスト方式にしましょう。

相手に伝わる美しいメールを書きましょう

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