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Gmailをガンガン使えばオリジナルのデータベースになる

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Gmailを工夫するとちょっとした自分だけのオリジナルデータベースが出来上がります。データベースとして使える代表的なクラウドサービスはDropboxやEvernote、Googleドライブなどがありますが、ちょっとした応用で普段使っているGmailをデータベース代わりにしてしまうコツをお伝えします。

メールの新規作成画面の宛先に自分のメールアドレスを入力します。件名には具体的なキーワードを入力します。本文はアイディアメモを入力したり、WordやExcel、画像、YouTube動画のリンクなど添付データと一緒に説明文でも良いでしょう。これで送信しておきます。Gmailは検索機能が優秀ですので送信したメールデータの中から瞬時に該当キーワードで抽出してくれます。たったこれだけでOKです。勿論スマホのアプリでも検索できますので、いつでもどこでもデータ抽出が出来る事になります。

Gmailは大容量で提供されていますので、どんどんメールデータを溜め込んでいけば良いのです。またGmailアドレスのエイリアス機能を使えばデータ毎に分類しておく事も可能です。abc@gmail.com というGmailアドレスがあったとします。これに abc+kaigi@gmail.com という会議議事録用のアドレスを宛先に入力して送信します。自動振分けのルールで abc+kaigi@gmail.com を会議議事録というラベル化をするのです。エイリアスは、特別な設定は必要なく、その場で入力だけすればOKです。無数に作る事ができてしまいます。

中小企業こそGmailをガンガン使おう!

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送信して溜め込んだメールは、後から検索機能を使えばOK

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そして、受信トレイはアーカイブ機能を使っていつもスッキリしておくとメール処理の仕事の有無がハッキリわかります。アーカイブ処理をすればすべてのメールに移動するだけなので消えたわけではありませんので心配要りません。受信したメールも検索機能を使えば瞬時に抽出されます。

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中小企業こそGmailをガンガン使おう!

カテゴリー: Gmail, Google, iPhone, 便利活用   パーマリンク