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本質的な自己管理ありきでITを便利に活かせる

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006GmailやGoogleカレンダーをはじめとするクラウドサービスはとても便利です。しかし、これらを本当に活用する前に大切な事があります。それは、自分を律する、自己管理です。何の目的で使うのかをハッキリさせて取組む事が肝要です。

スケジュール帳にしっかり書込み約束を守る
手帳を普段から持ち歩き、お客さんや友人との約束などをすぐに記入する癖を身につける。日常からこのようなことが普通に出来ない場合にGoogleカレンダーを使うことは出来ないのです。混乱思考が災いとなり、結果、予定が重なったりなどして相手に迷惑をかける。重なる予定の損得を考えて予定を変更したりする。自分自身の価値を下げていることに気づいていない人を見かけます。

効率化と叫ぶ前に整理整頓を徹底する
仕事を進める上で効率化は日頃から問われます。効率化の目的は何でしょう。もちろん、自社の利益に繋げることかも知れませんが同時にお客さんの利益に繋がることを理解しなくてはいけません。例えば8時間の作業があり、6時間で終わらせたとしたら2時間は、次の仕事の段取りなどに当てることができる。この2時間の仕事が利益なのです。整理整頓のポイントは、探さない。迷わない。やり直さない。待たされないです。仕事の大半は、これらの行動に費やされます。きっちりと基本がされていれば仕事の進め方を変えることが出来るのです。

クラウドを使う以前の自己管理チェックリスト
□ 予定の約束をした時に、すぐに手帳に書き込んでいるか。
□ 仕事を行う内容や優先順位を記録して把握できているか。
□ 予定内容を社内メンバーや関係者に伝えてあるか。
□ 次の予定を確認しているか。
□ 日次、週次、月次の定期仕事を確認できているか。
□ 打合せ内容など記録できているか。
□ 文書は分類毎に整理できているか。
□ 机の上は、いつも整理整頓できているか。
□ 仕事の内容の良し悪しに関係なく状況の変化ごとに上司やメンバーに報告しているか。
□ 関係する仕事の書類や資料をすぐに取り出せるように準備してあるか。
□ 結論を出さない会議やミーティングが多くないか。
□ 目の前にいる人にメールで伝えていないか。
□ スマホでゲームばかりしていないか(笑)

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