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EvernoteとScansnap Evernote Editionを使う3つの本質的理由

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Scansnap Evernote Edition

Scansnap Evernote Edition

Evernote と Scansnap Evernote Edition を何故使っているかの本質的考察をしてみたいと思います。私が Evernote を使い出したのは6年ほど前からです。221,620人目のユーザーとのことです。昨年5周年を迎えて現在、世界中で1億人ユーザーを突破してますから、かなり早い時期に使い出していたのでしょう。最初は、何をどのように活用したら理解できていませんでした。使い慣れていくうちに便利さの本質が見えてきたように感じます。

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1. 真の効率化実現を目指して
仕事の効率化が大切と言われて久しいですが、まず基本は整理整頓です。整理整頓は、縦横が直角並行になっている状態です。そして社会に出て長い間、仕事に携わり経営者の端くれとして効率化を考えてみると「人は仕事の中の大半でいつも迷ったり探したりしている」過去につくった見積書ファイルや名刺交換した取引先の名刺ファイル。パソコンの中に保存してあるファイルを開いては「これは違った」とまた閉じて、また探す。一日を振返ると大半は、何かを探したりしている時間がほとんどではないでしょうか。時間ロスの本質は、探す。迷う。よって、探さない。迷わないをすることこそ効率化の実現になるのではないでしょうか。

2. 無限に拡がる空間を防ぐ
整理整頓が基本ですが、書類ファイルが増えるとなると格納する書棚が必然的に増えていきます。書庫や資料保管庫を増設したりなど空間は限りなく拡がっていきます。特に中小企業は限られた経営資源のなかで奮闘していますので空間が拡がる=コストがかかるということになります。過去の書類で一年見ることがなかったら、まず必要な書類ではないと思っても良いでしょう。しかし、日頃から整理整頓ができていないと書類ファイルは増え続け空間が益々必要になっていきます。

3. シンプルであり目の前に使う環境があること
どんなに素晴らしい仕組みやシステムがあっても、いかに簡単に使えるかが大切だと思います。使う事に手間がかかる。面倒だとなれば、人はいずれ遠のいてしまいます。そして立派な複合機が社内で共有されていても離席して文書をスキャンして席に戻り、操作を行うことになれば面倒臭いとなり、いずれ使用頻度は下がってしまいます。目の前のパソコンの横にScansnap Evernote Edition がある。手元にあるからどんどん使うようになります。Simple is best. いかに簡単でやさしくするかです。

このようなポイントを解決できるのが Evernote とScansnap Evernote Edition なのです。取込んだ文書や名刺は検索機能が優れている Evernote の得意技です。外出先から取引先の電話番号を調べるために、会社に電話して女性社員に「Aさん、私の机に移動して、3番目の引き出しに入っているBさんの名刺を探して」となると、外出先の人と社内の女性社員の両方の時間がロスとなります。微の集積。このような小さなロスが溜まっていくと膨大な時間となります。この時間こそがコストです。このような部分をクリアすることが効率化への近道となるのではないでしょうか。

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