カムサの感謝ブログ

中小企業のクラウドやソーシャルメディア活用を支援してIT活用のスキルアップを支援するカムサ株式会社

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サクっと便利に使えるEvernoteなど7つのおすすめツール

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日常的にクラウドサービスを便利に活用しています。個人や会社で駆使しているテッパンなサービスとツールをご紹介します。これだけおさえておけば便利に仕事がはかどります。

活用サービス

1. Gmail
ご存知、Googleが無料で提供しているサービスです。アカウント取得時に15GBという大容量を与えられます。ウィルス対策、迷惑メール対策に長けていて、受信ボックスに煩わしい迷惑メールを受信することはありません。1件名の容量も25MBと大きなファイルが添付されていても受信可能です。検索にすぐれており過去メールも膨大な送受信メールから瞬時に検索可能です。自社ドメインのメールやプロバイダなどのメールとも連携可能でGmailの機能を最大限に使えます。YouTubeなど他のGoogleサービスとの相性も抜群。他にGoogleカレンダーを使えば予定の共有を簡単に行う事ができます。Googleカレンダーを使うようになり、スケジュール手帳を持たなくなりました。

2. Google Chrome
Googleが無償で提供しているブラウザです。動作が速く便利な拡張機能をChrome Webストアからインストールができます。他のデバイスにもChromeをセットしておけばGmailアカウントで同期をする事もできます。

3. Googleドライブ
代表的なクラウドサービスの一つでWordやExcelのようなものをオンライン上で作成することができます。これを他の人と共有ができてリアルタイムで共同編集も可能です。特に、簡単につくれるフォームが便利でアンケートや出欠確認をリアルタイムで管理することができます。

4. Evernote
カバンに入っているノートをオンライン上に溜めていくサービスです。スクラップブックをつくるという感覚に近いと思います。名刺や紙の書類を読込み、ぺーパレス化も実現できます。共有機能を工夫して使えば簡単なブログやホームページ代わりにもなります。ちょっとしたアイディアなども全てEvernoteへ保存しています。文字通り、人生における永遠のノートとなります。

5. Dropbox
オンライン上の外付けハードディスクのようなサービスです。パソコンにあるファイルを丸ごとDropboxに保存できますので大切なデータのバックアップなどにも利用できます。無料は2GBであまり使い物になりませんが、年間1万円ほどの有料版ですと100GBまで利用可能となります。

6. Scansnap Evernote Edition
Scansnapのメーカー(PFU社)とEvernote社が特別に開発したスキャナです。文書や名刺など紙媒体をサクサクと読込み、Evernoteへ自動保存してくれます。これを使えば、本当にぺーパレスを実現できます。Evernoteの優れた検索機能で蓄積されたドキュメントは瞬時に抽出されます。Evernoteを更に便利に使える特別なスキャナです。

7. Macbook&iPhone&iPad
iPhoneが日本で発売されて持つようになったのを切欠に長年使用してきたWindowsからMacへ切替えたのが今から5年前。最初、仕事になるのかと不安でしたが無用の心配でした。iPhone、iPadとの親和性、相性がバッチリでApple IDで全てのデバイスを活用することができます。Macは、起動や動作も速くWindowsにある意味のわからないエラーメッセージウィンドウが出ることもありません。Mac、iPhone、iPadで前述のクラウドサービスを同期していますので、いつでもどこでも便利に使う事ができます。バックアップをとっておけば、新しいMacに買替えた時でも以前の通りに全てのアプリとデータを復元してくれます。Retinaディスプレイの鮮明さに目を奪われます。アルミ削り出しのボディシンプルで美しい。もうWindowsに戻れなくなりました。

急にパソコンが壊れた。パソコンを買替えたなどパソコンに保存されたデータに困ることがありますが、これらのサービスを活用すれば、データの引越しなど煩わしい手間と労力(時間)から解放されます。iPhone、iPadとも同期されていますので一元化にも役立ちます。

カテゴリー: Apple, Evernote, Gmail, Google, iPad, iPhone, Mac, アイテム, クラウド, 便利活用, 未分類 | コメントをどうぞ

Evernoteで社内レポートを共有してグループウェアとしても活用できる!

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スクリーンショット 2014-07-30 15.29.39Evernoteは、あらゆるファイルデータやメモを保存できます。Dropboxのようなオンラインストレージサービスではありません。オンラインストレージは、文字通りファイルなどを外部のクラウドサービスへ保存するだけのものです。Evernoteの場合は、皆さんの鞄の中に入っている手書きのノートを使う感覚で記録を記憶していくものです(勿論、オンラインストレージとしても使えます)

手書きのノートに確か書いたけど、どのページに書いてあるかすぐにわからない。書いたノートを振返る事がない(結構多いのでは)蓄積したデータを活用しなければ意味がありません。Evernoteはデジタルだけで解決しようとはしていません。手書きでかいたものも取りこめてしまうのです。

Evernoteは、社内のワークスペースであり、社員個々の知の共有ができてしまうのです。

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例えば、社内報告書や日報のノートブックを共有することでグループウェアとしても活用できます。テキストで入力することは勿論、関係する画像やファイルも一元的に保存して、上司や関係者からのコメントや指示をもらうことができます。蓄積されたノートは、検索機能を使えば瞬時に抽出されます。とても視覚的でわかりやすいレポートを簡単に共有することができます。

カテゴリー: Evernote, 便利活用 | コメントをどうぞ

EvernoteとScansnap Evernote Editionを使う3つの本質的理由

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Scansnap Evernote Edition

Scansnap Evernote Edition

Evernote と Scansnap Evernote Edition を何故使っているかの本質的考察をしてみたいと思います。私が Evernote を使い出したのは6年ほど前からです。221,620人目のユーザーとのことです。昨年5周年を迎えて現在、世界中で1億人ユーザーを突破してますから、かなり早い時期に使い出していたのでしょう。最初は、何をどのように活用したら理解できていませんでした。使い慣れていくうちに便利さの本質が見えてきたように感じます。

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1. 真の効率化実現を目指して
仕事の効率化が大切と言われて久しいですが、まず基本は整理整頓です。整理整頓は、縦横が直角並行になっている状態です。そして社会に出て長い間、仕事に携わり経営者の端くれとして効率化を考えてみると「人は仕事の中の大半でいつも迷ったり探したりしている」過去につくった見積書ファイルや名刺交換した取引先の名刺ファイル。パソコンの中に保存してあるファイルを開いては「これは違った」とまた閉じて、また探す。一日を振返ると大半は、何かを探したりしている時間がほとんどではないでしょうか。時間ロスの本質は、探す。迷う。よって、探さない。迷わないをすることこそ効率化の実現になるのではないでしょうか。

2. 無限に拡がる空間を防ぐ
整理整頓が基本ですが、書類ファイルが増えるとなると格納する書棚が必然的に増えていきます。書庫や資料保管庫を増設したりなど空間は限りなく拡がっていきます。特に中小企業は限られた経営資源のなかで奮闘していますので空間が拡がる=コストがかかるということになります。過去の書類で一年見ることがなかったら、まず必要な書類ではないと思っても良いでしょう。しかし、日頃から整理整頓ができていないと書類ファイルは増え続け空間が益々必要になっていきます。

3. シンプルであり目の前に使う環境があること
どんなに素晴らしい仕組みやシステムがあっても、いかに簡単に使えるかが大切だと思います。使う事に手間がかかる。面倒だとなれば、人はいずれ遠のいてしまいます。そして立派な複合機が社内で共有されていても離席して文書をスキャンして席に戻り、操作を行うことになれば面倒臭いとなり、いずれ使用頻度は下がってしまいます。目の前のパソコンの横にScansnap Evernote Edition がある。手元にあるからどんどん使うようになります。Simple is best. いかに簡単でやさしくするかです。

このようなポイントを解決できるのが Evernote とScansnap Evernote Edition なのです。取込んだ文書や名刺は検索機能が優れている Evernote の得意技です。外出先から取引先の電話番号を調べるために、会社に電話して女性社員に「Aさん、私の机に移動して、3番目の引き出しに入っているBさんの名刺を探して」となると、外出先の人と社内の女性社員の両方の時間がロスとなります。微の集積。このような小さなロスが溜まっていくと膨大な時間となります。この時間こそがコストです。このような部分をクリアすることが効率化への近道となるのではないでしょうか。

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